Kurumsal e-posta yönetimi konusundaki iş akışınızı açıklamak istiyorum. İlk olarak, Hesap Kurulumu ve Yapılandırması aşamasında, kurumsal e-posta adreslerinizin nasıl oluşturulacağına ve yapılandırılacağına karar vermekle başlayacağız. Bu, örneğin isim.soyisim@şirketadi.com gibi bir e-posta adresi formatının belirlenmesini ve e-posta sunucularının ayarlarının yapılmasını içerir. Ayrıca, güvenlik protokollerini (SSL/TLS) de aktifleştirerek e-posta güvenliğinizi artıracağız.
Kullanıcı Yönetimi aşamasında, yeni çalışanlarınız için e-posta hesaplarını oluşturacak ve ayrılan çalışanların e-posta hesaplarını kapatma veya yönlendirme ayarlarını yapma sürecine rehberlik edeceğiz. Ayrıca hesap erişim haklarını ve grup yapılarını düzenli bir şekilde yöneteceğiz.
Güvenlik Protokolleri, işletmenizi anti-virüs ve anti-spam filtrelerinin kurulumu ve güncellenmesi yoluyla koruyarak önemli bir adımı temsil eder. Ayrıca, phishing saldırılarına karşı koruma stratejileri uygulayacak ve düzenli güvenlik taramaları yaparak e-posta güvenliğinizi artırmaya odaklanacağız.
Veri Yedekleme konusunda, düzenli e-posta yedeklemeleri planlayacak ve uygulayacak, ardından bu yedeklerin güvenli bir şekilde saklanmasını sağlayacağız.
Kurumsal E-posta Politikalarının Oluşturulması, çalışanlarınızın kurumsal e-posta kullanımı için gerekli rehber ve politikaların belirlenmesini içerir. Gizlilik, etik ve uygunluk konularında yönergeler oluşturacak ve bunları çalışanlarınıza ileteceğiz.
Eğitim ve Farkındalık aşamasında, çalışanlarınıza e-posta güvenliği, etiket ve en iyi uygulamalar hakkında eğitimler sunacak ve ayrıca e-posta dolandırıcılığına karşı farkındalık eğitimleri düzenleyeceğiz.
Arşivleme ve Saklama sürecinde, önemli e-postaların ve dokümanların arşivlenmesi ve yasal ve düzenleyici gereksinimlere uygun saklama sürelerinin belirlenmesi gibi işlemleri yöneteceğiz.
Sorun Giderme ve Destek, e-posta ile ilgili sorunları ve teknik zorlukları çözmek için takip edeceğimiz ve çalışanlarınıza teknik destek sağlayacağımız kritik bir aşamayı temsil eder.
Performans ve Kapasite Yönetimi, e-posta sunucunuzun ve hizmetlerinin performansını izlememizi ve depolama kaynaklarını optimize etmemizi içerir.
Son olarak, Sürekli İyileştirme ile e-posta yönetimi süreçlerinizi düzenli olarak gözden geçirecek ve yeni teknolojilerin ve en iyi uygulamaların entegrasyonu gibi iyileştirmeleri araştıracak ve uygulayacağız.”